sme和seo_文件审查流程运用指南

文档审查是有关终极用户文档的最耗时的活动之一。
它须要高度集中把稳力，由于它不像通读文档并创造语法缺点或拼写缺点那么大略。

事实上，它比这繁芜得多，须要仔细检讨每个单词、标题、句子和段落，以确保信息中不存在逻辑不一致或空缺。
您须要理解文档的构造，确定紧张受众，评估其可读性，确定任何被截断的句子或该当扩展的部分等。

– 该文件由与该文件核心内容干系的职员进行审查

– 该文档由资深作者审阅，或由编辑审阅文档的整体质量

– 该文档由主题专家或终极用户审核

– 如果文件必须遵守行业、管理机构或公司制订的法规和合规性，则该文件也将接管此审查。

文件审查的目的

当您进行文档审查时，您须要做的第一件事是确定或理解审查的目的。
这将决定您在审核期间评估文档的标准以及审核的韶光长度。

例如，假设您正在审查内部员工培训文档。
在这种情形下，您的紧张目标将是确保文档准确，并且信息以员工易于理解和访问的办法呈现。
文件的结果该当是员工在阅读文件后充分理解高下文。

另一方面，如果您正在进行用户手动审核，您的紧张目标将是确保文档向终极用户传达有关产品或做事的准确、完全和同等的信息。

例如，假设您正在编写 HR 门户的用户手册。
您正在查看一篇有关用户如何重置登录密码的文章。
在这种情形下，您须要确保文章包含登录屏幕、重置密码按钮以及启动重置后会发生什么的完全运用程序流程。
其余，您必须确保文章中业务术语的同等性。

文件审查紧张由多个审阅者完成，有时由单个审阅者完成。
审阅者可以是内部审阅者，也可以是独立聘请的审阅者。
就文档审查涉及的职员而言，他们可以是其他作者、主题专家 (SME)、编辑、SEO 职员或与该文档干系的任何人。

主题专家 (SME) 可以是开拓职员、工程师、支持经理、剖析师等中的任何人，他们对文档的核心观点有全面的理解。

例如，在 SaaS 公司中，开拓职员可以被视为主题专家，由于他们开拓了技能作家记录的功能。

中小企业在审查过程中的浸染至关主要，由于他们会找出文件中的所有技能差距和不一致之处。
与从事同一产品的技能职员比较，文档编写者并不总是是某个功能的技能细节方面的专家。
因此，主题专家和技能作家该当在技能文档或产品文档方面携手互助。

在进行文档审查时，您须要考虑几个成分，包括写作质量、文档构造、供应的高下文、内容流程以及文档的可读性级别。

让我们详细谈论这些方面。

写作质量——无论您是在审阅用户手册还是培训文档，在进行审阅时首先要考虑的便是写作质量。
您必须确保文档没有语法、标点符号和拼写缺点。
如果文档中充满了此类缺点，则会对您的组织产生不良影响，特殊是如果它是面向客户的终极用户文档。
帮助您进行审查的一项建议是逼迫实行自定义或可用的文档样式指南。
在一定程度上还可以利用Grammarly等第三方语法检讨工具。

文档的构造——文档的构造是指信息的组织办法。
如果文档有目录，您必须检讨目录并记下任何不一致的地方。
如果文档没有目录，您必须确定紧张部分并供应每个部分的择要。
强烈建议利用标题标签（H1、H2、H3…）。
此外，文档应遵照一套文档模式，最常见的是弁言-问题陈述-办理方案-结论-参考文献。

例如， Baklib 编辑器（Markdown 和 WYSIWYG）许可您在文章中添加标题标签，例如 H2、H3 和 H4。
该平台还能够根据文章中供应的标题标签自动天生目录 (TOC)。

绝对信息——您还必须在审查过程中查找文档中供应的信息量。
所有干系和必要的领域、阐明和高下文都应包含充足的示例和视觉表示（如果干系）。

例如，在产品比较文档中，阐明 ERP 平台中各种产品之间差异的表格该当有足够的细节，以使读者理解差异并深入理解每个产品的独特发卖主见（USP）。

句子的流畅性——你还须要探求句子的流畅性。
换句话说，您须要确保每个句子都能轻松地衔接到下一个句子，并且没有冒昧或被截断的句子。
如果一个句子在一个想法中间溘然结束，这会让读者感到困惑。
同时，你还必须把稳保持句子简洁完全。

文档的可读级别- 您还须要查看文档的可读级别。
这意味着您须要根据 Flesch Reading Ease 分数来评估文档。
分数越低，文档越难阅读。
许多 CMS（内容管理系统）平台供应了一个选项或集成来衡量文档的可读性。

例如， Baklib 供应了康健检讨指标功能，作者可以深入理解文章的 SEO 康健状况和可读性指标。
此功能评估句子/段落长度、副标题分布和可读性得分等指标。

在进行文档评审时，您还必须决定是否进行同行评审。
换句话说，您必须选择是否让独立或内部团队审阅者对文档进行校正。

在决定是否进行同行评审时，最好考虑几个成分，包括文档的性子、大小和主要性。

如果文档非常主要，那么花额外的钱聘请独立审阅者是值得的。
您还可以决定对文档的不同方面进行内部同行评审。

如果您决定聘请独立审阅者对您的文档进行同行审阅，则必须公正、透明地进行。
您必须供应有关须要审核哪些内容以及审核过程中该当做什么的详细解释。
您还可以供应以前审阅的反馈，让审阅者清楚地理解在审阅过程中须要做什么。

在雇用审阅者之前，您必须清楚地理解审阅者的可交付成果。
您还必须赞许条款和审核完成的韶光表。
如果您对审核的目的以及用于评估审核的标准也保持透明，那就最好了。

如果您决定进行内部审核，您可以运用类似的标准，但您可以添加多个级别的审核，并根据须要包括多名职员。
这将反响在审查中是最佳的，并担保您得到高质量的文档。

在 Baklib，我们的所有文档在发布前都会经由 5 级同行评审。

我们利用 Baklib 产品中的“事情流程”功能来帮助我们管理同行评审流程。
这使我们能够添加多个级别的审核、分配审核者、记录反馈、设置截止日期并跟踪修订。
审核的不同阶段也可以由 Baklib 项目所有者或管理员自定义设置。

想理解 Baklib 的事情流程功能如何帮助简化流程？看看下面的视频：

作者/文档撰写者起草文章后，他们会利用“事情流程分配”选项中的分配功能，为每个审阅阶段在 Baklib 等分配不同的用户帐户。

此外，他们还可以为每次审核设置截止日期。
这将触发向受让人/同行评审者发出关照，个中包含有关文章名称、受让人和截止日期的信息。

然后，同行评审员评审文章的特定方面，例如语法或技能细节。
审阅完成后，同行审阅者可以在“事情流程状态”部分添加文章的评论，或利用文章设置中的“谈论”板。

这有助于我们保留文章经由的同行评审以及从这些评审中收到的评论/反馈的记录。

直不雅观的技能文档软件，可轻松添加内容并将其与任何运用程序集成。
考试测验一下Baklib！

文件审查过程的主要性与内容本身的起草同等主要。
有时详细文件缺少新的视角。
文档审查过程确保如果文档须要保留在样式指南的范围内，也会发生这种情形。
文件审查也很主要，由于它可以帮助提高终极产品的质量。
如果事先对文档进行了审查和编辑，那么遗漏小缺点并进入终极产品的可能性就会降落。

此外，考虑到技能文件的未来及其可持续性，利用文件审查过程得到的文件质量非常主要。
随着语音助手等人工智能在客户做事中的渗透，高质量的支持文档在知足客户需求和查询时可以产生巨大的变革。

末了的想法是，文件审查流程和促进审查的框架是无可挑剔的。